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Anwenderdokumentation

In dieser Anwenderdokumentation finden Sie alle Informationen, die Ihnen eine sachgerechte Bedienung der Lodgit Hotelsoftware in Ergänzung zum Benutzerhandbuch ermöglichen.

Allgemeine Informationen zur Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten wie Angeboten (mit und ohne Rückbestätigung), Bestätigungen (mit und ohne Rückbestätigung), Rechnungen (inkl. Rechnungsentwurf) und Korrekturrechnungen finden Sie in der Dokumentation der Lodgit Hotelsoftware unter dem Punkt Schriftverkehr mit dem Gast.

Gesondert aufgeführt sind:

Bitte beachten Sie Folgendes:

Generelles zu Schriftstücken

  • Beim Erstellen von Schriftstücken merkt sich Lodgit Desk nun auch das verwendete Bild für den Kopfbereich genauso wie beim Briefkopf-Text und Brieffuß-Text.
  • Beim Ausdruck eines Rechnungsentwurfes wird dieser ab der Lodgit Desk Version 1.18.1 gespeichert. Rechnungsentwürfe können in Lodgit Desk über >Verwaltung >Schriftverkehr >Rechnungen und dann über die Auswahl des >Status “Entwurf” angesehen werden. Eine Entwurfsrechnung hat keinen Einfluss auf den Umsatz, sondern dient lediglich der Überprüfung der Rechnungsdaten. Der Ausdruck der Entwurfsrechnung wird im System automatisch erfasst.
  • Rechnungen, Korrekturrechnungen oder Belege mit der Zahlart “Barzahlung” können maximal bis zum letzten Kassenabschluss zurückdatiert werden.

Rechnungen, Korrekturrechnungen und Belege mit der Zahlungsart „Barzahlung“

  • Der Wechsel der Zahlungsart von und auf “Barzahlung” für Rechnungen und Korrekturrechnungen ist nicht möglich.
  • Rechnungen, Korrekturrechnungen und Belege, die mit der Zahlungsart “Barzahlung” ausgestellt werden, werden sofort auf “Bezahlt” gesetzt.
  • Beim auf “Bezahlt” setzen von Rechnungen, Korrekturrechnungen bzw. Belegen, für die die Zahlungsart “Barzahlung” gewählt wurde, wird als Zahlungsdatum immer automatisch das Rechnungs-/Korrekturrechnungs-/Belegdatum verwendet.

Änderungen in Rechnungen/ Korrekturrechnungen

  • Bei Korrekturrechnungen kann ab der Version 1.18.1 nur noch die Zahlungsart abgeändert werden, sofern die Korrekturrechnung noch “Offen” ist.
  • Beim Wechsel der Zahlungsart einer Rechnung bzw. Korrekturrechnung wird eine neue Version der Rechnung bzw. Korrekturrechnung erstellt. Bei der ersten neuen Rechnungsversion wird der Rechnungsnummer ein “V2” angehängt. Bei weiteren Versionen wird die Versionsnummer entsprechend hochgezählt. Ältere Versionen einer Rechnung können in Lodgit Desk unter >Verwaltung >Schriftverkehr eingesehen werden. Dazu muss die entsprechende Rechnung markiert sein, dann auf das Zahnradsymbol unten links gehen und anschließend auf >Versionsübersicht.
    Ältere Versionen dieser Rechnung bzw. Korrekturrechnung können im Schriftverkehr eingesehen werden. Dazu muss die entsprechende Rechnung markiert sein, dann auf das Zahnradsymbol unten links gehen und anschließend auf >Versionsübersicht.
  • Beim Wechsel des Empfängers einer Rechnung wird eine neue Version der Rechnung erstellt. Bei der ersten neuen Rechnungsversion wird der Rechnungsnummer ein “V2” angehängt. Bei weiteren Versionen wird die Versionsnummer entsprechend hochgezählt. Ältere Versionen einer Rechnung können in Lodgit Desk unter >Verwaltung >Schriftverkehr eingesehen werden. Dazu muss die entsprechende Rechnung markiert sein, dann auf das Zahnradsymbol unten links gehen und anschließend auf >Versionsübersicht.
  • Bei Rechnungen, welche den Status “Bezahlt” aufweisen, kann nun der Rechnungsempfänger geändert werden.
  • Ein Ändern des Rechnungsempfängers bei Barzahlungen, deren Rechnungsdatum vor dem letzten Kassenabschluss liegt, ist nicht möglich.
  • Ein Ändern des Rechnungsempfängers bei Rechnungen ist so lange möglich, wie diese noch nicht über den Buchhaltungsexport exportiert wurden.
  • Beim auf “Bezahlt” setzen einer bereits erstellten Rechnung bzw. Korrekturrechnung darf das Zahlungsdatum nicht in der Zukunft liegen.
  • Beim Erstellen von Rechnung, Korrekturrechnung oder Beleg darf das Rechnungs-/Belegdatum nicht mehr in der Zukunft liegen.

Erneuter Ausdruck eines Beleges

  • Beim erneuten Ausdruck eines Beleges, der keinen Rechnungsempfänger enthält, wird das Wort “KOPIE” auf dem Beleg vermerkt.

Kassenbuch und Kassenbuchabschluss

  • Kassenbucheinträge, also Rechnungen, Korrekturrechnungen oder Belege mit der Zahlart “Barzahlung”, fließen chronologisch gemäß der Datierung des jeweiligen Dokuments in das Kassenbuch ein.
  • Beim Erstellen des Kassenabschlusses kann das Abschlussdatum bis zu 2 Tage in der Vergangenheit liegen.
  • Der jeweils letzte Kassenabschluss kann rückgängig gemacht werden.

Ab der Lodgit Desk Version 1.18.1:

  • Dokumente mit der Zahlungsart “Barzahlung” gelten automatisch als bezahlt, das Datum des Dokuments und das Datum der Bezahlung sind also immer identisch.
  • Bei negativem Zwischenbetrag/ Endbetrag wird die entsprechende Zeile im Kassenbuch ab der Version 1.18.1 rot hervorgehoben.
  • Negative Zwischen- oder Endbestände des Kassenbuchs verhindern, dass ein Kassenabschluss (Z-Bericht) erstellt werden kann. Ein Abschluss ist erst möglich, wenn durch das Erstellen von Korrekturbelegen/ -rechnungen, sämtliche negativen Salden berichtigt wurden, s. Kassenbuch und Kassenabschlüsse (X- und Z-Bericht) im Benutzerhandbuch.

Nur für Dokumente, die vor der Lodgit Desk Version 1.18.1 erstellt oder bearbeitet wurden:

  • Sofern sich das Datum des Dokuments und das der Bezahlung unterscheiden, ist das Datum des Dokuments entscheidend für die chronologische Einsortierung des Eintrags im Kassenbuch.

Mögliche Fehlerquellen für Unterschiede zwischen wirklichem Kassenbestand und dem Kassenbuch

  • Eine Anzahlungsrechnung wurde erstellt, deren Betrag aber in der Schlussrechnung nicht abgezogen.
  • Bei der Stornierung einer Buchung wurde zwar die Buchung gelöscht, nicht jedoch die entsprechende Rechnung storniert.
  • Eine Rechnung mit der Zahlungsart “Barzahlung” wurde erstellt (und gilt damit als bezahlt), obwohl sie de facto nicht bezahlt wurde.
  • In einer Rechnung wurde nur der Text zur Zahlungsart abgeändert, nicht jedoch die Zahlungsart selbst. Der Betrag landet so evtl. im Kassenbuch, obwohl er z.B. per Kreditkarte eingegangen ist.
  • Die Filter der Berichte, die angesehen werden, sind evtl. nicht korrekt gesetzt, bspw. Zeitraum, Bezugsdatum usw.

Nur für Dokumente, die vor der Lodgit Desk Version 1.18.1 erstellt und bearbeitet wurden:

  • Barrechnungen wurden auf “Offen” gesetzt und trotz Bezahlung nicht auf “Bezahlt” gesetzt bzw. beim auf “Bezahlt” setzen wurde ein Zahlungsdatum ungleich dem Rechnungsdatum verwendet.

Begriffsabgrenzungen

Belege
Dokumente zur Erfassung finanzieller Vorgänge, die nichts mit einer Zimmerbuchung bzw. Reservierung zu tun haben.

Benutzerhandbuch
Dokumentation zur Nutzung von Lodgit Desk.

Bestellungen
Im Belegungsplan eingetragene Zimmerreservierungen gelten im Sinne der DSFinV-K als Bestellung. Neueinträge von Reservierungen, deren Löschung bzw. bestimmte Änderungen s. Technische Dokumentation, werden in der TSE protokolliert.

Buchungen
Mit Buchungen sind i.d.R. die Zimmmerreservierungen gemeint, die im Belegungsplan von Lodgit Desk eingezeichnet werden.

Dokumente
Als Dokumente werden alle Rechnungen, Korrekturrechnungen und Belege bezeichnet.

Entwurfsrechnung
Eine Entwurfsrechnung kann im Rechnungsfenster über den Button Vorschau erzeugt werden. Die Entwurfsrechnung hat keinen Einfluss auf den Umsatz, sondern dient lediglich der Überprüfung der Rechnungsdaten. Der Ausdruck wird im System automatisch erfasst und ebenfalls in den GoBD-Export aufgenommen. Im GoBD-Export lässt sich diese über das Feld DokumentTypID erkennen. Es wird hierbei die ID 5 (“Rechnung Entwurf”) verwendet.
Die Entwurfsrechnung (Entwurfsdruck) stellt eine Vorschau dar, die dem Gast zur Überprüfung vorgelegt werden kann. Entwurfsrechnungen können in Lodgit Desk nicht in endgültige Rechnungen umgewandelt werden, sondern verbleiben unabänderlich im System. Das Erzeugen einer endgültigen Rechnung geschieht in Lodgit Desk unabhängig von vorhandenen Entwurfsrechnungen.

Kassenbuch
Das Lodgit Kassenbuch listet ausschließlich sämtliche Belege, Rechnungen und Korrekturrechnungen mit der Zahlart “Barzahlung”. Kredit- oder EC-Kartenzahlungen werden ebenso wie die jeweiligen Mehrwertsteuersätze nicht erfasst.

Korrekturrechnungen
Korrekturrechnungen werden erstellt, wenn eine Rechnung storniert wird.

Lizenznehmer
Der Lizenznehmer ist derjenige, der die Lodgit Desk Lizenz erworben hat, um sie selbst zu nutzen oder um sie anderen zur Nutzung zur Verfügung zu stellen. Er hat sicherzustellen, dass alle Vorkehrungen für einen ordnungsgemäßen Betrieb von Lodgit Desk getroffen werden und die Nutzer ggf. entsprechend instruiert/ geschult sind.

Nutzer
Nutzer sind all diejenigen, die Lodgit Desk nutzen und denen Lodgit Desk vom Lizenznehmer zur Nutzung zur Verfügung gestellt wird.

Seriennummer des elektronischen Aufzeichnungssystems
Diese entspricht in Lodgit Desk der Verkaufsstellen-ID, welche bei der Initialisierung bzw. beim Prozess der Anbindung der TSE an die Software von Lodgit Desk generiert wird.

TSE
Abkürzung für zertifizierte Technische Sicherheitseinrichtung, die eine sichere Protokollierung der aufzuzeichnenden Vorgänge gewährleistet und zu den Anwendungsdaten eines Vorgangs die entsprechenden Protokolldaten generiert.
Um die TSE mit Lodgit Desk zu verbinden, ist das Lodgit-Zusatzmodul KassensichSichV TSE erforderlich, welches zusätzlich zur Basislizenz erworben werden muss.
Bitte beachten Sie die Hinweise zur Inbetriebnahme, Initialisierung, Nutzung und des Daten-Exports der zertifizierten Technischen Sicherheitseinrichtung im Benutzerhandbuch.

Aufbewahrungsfristen & Möglichkeiten der Datenlöschung

Bitte beachten Sie, dass z.B. Rechnungen sowie andere steuerrechtlich relevante Unterlagen i.d.R. 10 Jahre aufzubewahren sind.

Im Belegungsplan eingetragene Buchungen können gelöscht werden. Gäste können aus der Gästeverwaltung gelöscht werden, sofern sie in keiner Buchung mehr als Hauptkontakt oder mitreisender Gast eingetragen sind.

GoBD-Journalexport

Das Finanzamt/ Der Steuerprüfer erhält Datenzugriff gemäß Z3/ Datenexport. Diesen finden Sie in Lodgit Desk unter >Verwaltung >Zusatzmodule >GoBD Journal Export. Bitte tragen Sie dort den gewünschten, zu exportierenden Zeitraum und anschließend Ihre Firmendaten ein. Legen Sie anschließend den Ablageort der Daten fest. Dieser Ordner muss les-, schreib- und löschbar sein.

Anschließend klicken Sie auf den Button “GoBD” und die Daten werden gemäß IDEA-Standard an den zuvor definierten Ablageort exportiert.