Mahnlauf

In Lodgit Desk können Sie Mahnungen für noch nicht bezahlte Rechnungen erstellen.

Tipp:
Es handelt sich hier um einen MahnLAUF, der i.d.R. mehrere Mahnungen an verschiedene Gäste beinhaltet. Die einzelnen Mahnungen werden daher anders als z.B. Rechnungen NICHT automatisch im System beim jeweiligen Gast gespeichert.
Sofern Sie Mahnungen evtl. später noch einmal benötigen, bspw. zur Weiterleitung an ein Inkassounternehmen, vor Gericht usw. speichern Sie sie bitte separat als PDF-Dokument ab.

Gehen Sie dazu zu Verwaltung > Mahnlauf. Es öffnet sich ein neues Fenster:

mahnlauf

1. Zunächst wählen Sie das Objekt, für welches Sie Mahnungen erstellen wollen.

Tipp:
Wenn Sie mehrere Objekte verwalten, haben Sie zwei Möglichkeiten: Sie können entweder einen generellen Mahnlauf mit einer allgemeinen Anschrift (in den Einstellungen hinterlegt) oder einen Mahnlauf einzeln für jedes Objekt mit der jeweiligen Absenderadresse erstellen.

2. Wählen Sie als nächstes den Stichtag, also das Datum, zu dem die nicht bezahlten Rechnungen gemahnt werden sollen. Dieses Datum kann in der Zukunft liegen, die Mahnungen werden dementsprechend datiert.
Möchten Sie kleine Rechnungen (z.B. Rechnungsbeträge unter 20 Euro) nicht mahnen, dann stellen Sie das ebenfalls hier ein.
Sollten Sie während Ihrer Nutzung von Lodgit Desk die Währung umgestellt haben, können Sie hier auch wählen, welche Währung Sie mahnen möchten. Ein gleichzeitiges Mahnen verschiedener Währungen ist nicht möglich.

3. Stellen Sie die Mahnstufen und die entsprechenden Mahngebühren ein. Diese Einstellungen merkt sich Lodgit Desk, sodass Sie diese nur einmal eintragen müssen.
Es gibt die Möglichkeit, zurückgesetzte Mahnungsgebühren mit einzubeziehen und Sammelmahnungen (mehrere offene Rechnungen eines Kunden werden zusammengefasst) zu erstellen. Markieren Sie einfach das jeweilige Kästchen.

Für gelöschte Gäste können keine Sammelmahnungen erstellt werden. Die offenen Rechnungen müssen einzeln gemahnt werden.

4. Zum Schluss können Sie entscheiden, welchen Absender und welches Brieflayout Sie nutzen möchten. Bei mehreren Objekten wird zunächst die allgemeine Adresse und das allgemeine Brieflayout vorgeschlagen. Dieses können Sie über die Auswahlmenüs ändern.

Hinweis:
Die Texte für die Mahnungen können Sie in der Textverwaltung Ihren Bedürfnissen anpassen.

Mit dem Klick auf den Button Weiter werden alle zu mahnenden Rechnungen angezeigt:

mahnungen

Diese sind mit einem Häkchen in der Checkbox markiert. Wollen Sie jedoch nur bestimmte Rechnungen mahnen, halten Sie bitte die Alt-Taste gedrückt und klicken auf eine der Checkboxen. Es verschwinden alle Häkchen und Sie können mittels einfachem Klick nur die Mahnungen anhaken, die Sie sich jetzt anzeigen lassen möchten. Wollen Sie doch wieder alle Mahnungen markieren, verfahren Sie wie oben beschrieben: Klicken Sie bei gedrückter Alt-Taste auf eine der (leeren) Checkboxen, dann werden alle Mahnungen markiert.

Rechnungen, die Sie in der OP-Liste versteckt haben, werden hier nicht angezeigt. Wollen Sie diese dennoch mahnen, müssen Sie sie erst über die OP-Liste wieder sichtbar machen.

Mit einem Klick auf den Button Vorschau können Sie sich die Mahnungen ansehen, ein Klick auf den Button Drucken druckt die Mahnungen aus. Hier können Sie auch einzelne ausgwählte Mahnungen als PDF erstellen oder direkt als Email mit PDF-Anhang versenden.

Mit dem Button Zurück gelangen Sie zurück zu den oben beschriebenen Einstellungsmöglichkeiten.

Nachdem Sie die Mahnungen gedruckt haben, erscheint dieser Dialog:

Mahnstufe aktualisieren

Wenn Sie möchten, dass die Rechnung von nun an eine höhe Mahnstufe erhält, klicken Sie auf Aktualisieren, ansonsten klicken Sie auf Unverändert lassen. Sie können später in der Liste der offenen Rechnungen die Mahnstufe auch wieder zurücksetzen.

Für Nutzer in Deutschland: Bitte beachten Sie auch die Verfahrensdokumentation mit ergänzenden Informationen im Zusammenhang mit der GoBD.