Meldeschein über IncomingSoft Intobis erstellen

Öffnen Sie eine Buchung, für die Sie einen Meldeschein erstellen möchten.

Gehen Sie im Buchungsfenster in den Bereich Gäste/ Gruppe, wechseln Sie auf der rechten Seite ggf. von "Anzahl pro Buchung" zu "Meldeschein" und wählen Sie dort Elektronischer Meldeschein aus.

Klicken Sie anschließend auf "Erstellen":

Wählen Sie hier zunächst aus, ob es sich um einen Meldeschein für eine Einzelperson/ Familien oder für eine Reisegruppe handelt.

Für Einzelpersonen und Familien sieht der Meldeschein so aus:

Tragen Sie einen Bearbeiter, d.h. den Namen des Mitarbeiters, der den Meldeschein absendet, ein. Wählen Sie dann den Hauptgemeldeten und alle mitreisenden Personen aus und weisen Sie ihnen die entsprechende Gästeart zu. 

Bei einem Gruppenmeldeschein sieht das Fenster ein wenig anders aus:

Tragen Sie einen Bearbeiter, d.h. den Namen des Mitarbeiters, der den Meldeschein absendet, ein. Wählen Sie dann den Reiseleiter aus und tragen dessen Gästeart ein.

Bitte tragen Sie anschließend in der Tabelle darunter mittels Doppelklick in die entsprechende Zelle die Anzahl der mitreisenden Gäste in der jeweiligen Gästeart ein. Der Reiseleiter wird nicht dazu gezählt.

Klicken Sie zum Schluss auf "Senden" um den Meldeschein zu erstellen und die Informationen zu übertragen.

Tipp: Wenn Sie schnell mehrere Meldescheine auf einmal versenden möchten, ist dies auch komfortabler über "Listen" > "Liste elektronischer Meldescheine" möglich!

Nach dem Erstellen des elektronischen Meldescheins haben Sie die Möglichkeit, diesen zu drucken. Sobald der Gast abgereist ist, müssen Sie den Meldeschein noch abschließen. 

Bitte beachten Sie: 

Ein Meldeschein kann aus Lodgit Desk heraus nur geändert, nicht aber storniert werden. Eine Stornierung können Sie nur direkt über die Website von IncomingSoft Intobis vornehmen. Außer dem >Typ (Einzelperson/ Familien bzw. Gruppe) können Sie die Angaben auf dem Meldeschein in Lodgit Desk ändern, bis er abgeschlossen ist. Bitte kontrollieren Sie anschließend unbedingt, ob Ihre Änderungen auf der Website von IncomingSoft richtig erfasst wurden, indem Sie dort in den Bearbeitungsmodus des entsprechenden Meldescheins wechseln und die einzelnen Angaben überprüfen.

Beim Erstellen, Ändern, Abschließen des Meldescheins in Lodgit Desk sind folgende Bedingungen zu erfüllen:

  • Das Anreisedatum muss VOR dem Abreisedatum liegen.
  • Das Anreise- und das Abreisedatum ALLER Buchungen, welche auf diesem Meldeschein erfasst werden, müssen identisch sein.

Ein Meldeschein kann abgeschlossen werden, wenn folgende Bedingungen erfüllt sind:

  • Status aller Buchungen, die auf diesem Meldeschein erfasst werden, haben den Status "Ausgecheckt".
  • Das Abreisedatum laut Fenster ist das des aktuellen Tages (heute) bzw. liegt in der Vergangenheit.