Lodgit Online-Buchungssystem

Um in Lodgit Desk automatisch Buchungen über das Internet zu empfangen, bieten wir Ihnen optional die Nutzung des Lodgit Online-Buchungssystems (enthalten im Zusatzmodul "Online-Systeme") an, welches Sie mit einem Link in Ihre Website einbauen und über ihren persönlichen Nutzerbereich auf der Lodgit-Website konfigurieren können.

Tipp: Sie können das Online-Buchungssystem jederzeit mit der Test-Datenbank unverbindlich ausprobieren.

Voraussetzungen für die Nutzung

  • Sie können das Zusatzmodul Online-Systeme über unseren Shop zu Ihrer gültigen Lodgit Desk Lizenz hinzufügen. Das Modul ist für eine geringe monatliche Nutzungsgebühr pro Mieteinheit erhältlich, die Sie in unserem Shop einsehen können. Die Laufzeit orientiert sich dabei an der RestlaufzeitIhrer Lodgit Desk Lizenz und die Gebühren sind im Voraus fällig. Weitere Kosten, wie z.B. Provisionen, fallen nicht an.

    Tipp: Sie müssen nicht alle angelegten Mieteinheiten online verfügbar machen. Bei vielen gleichwertigen Einheiten (z.B. 10 Einzelzimmer) können Sie auch nur einige online stellen und die Buchungen nach dem Import in eine andere Mieteinheit verschieben.

  • Für die Synchronisation ist eine Internetverbindung vonnöten. Andernfalls kann der Bestand nicht mit dem Server abgeglichen werden.

    Tipp: Wenn Sie nur über eine langsame Internetverbindung verfügen, empfehlen wir das Synchronisationsintervall zu erhöhen (z.B. auf 1 oder 2 Stunden). Allerdings sollten Sie dabei beachten, dass sich das Überbuchungsrisiko dann ebenfalls erhöht.

  • Für die Nutzung des Online-Buchungssystems gibt es zudem eine Zusatzvereinbarung zur Nutzung des Online-Buchungssystems, welche die Rahmenbedingungen für den Empfang der Online-Buchungen festlegt. Diese Vereinbarung senden Sie bitte unterschrieben per Fax oder als Scan an uns zurück.

Online-Buchungssystem freischalten lassen

Wenn Sie in Lodgit Desk mit Ihrer realen Arbeitsdatenbank nutzen und zum ersten Mal im Menü
Windows: Datei > Synchronisieren..
Mac OS X: Ablage > Synchronisieren..
auswählen, bekommen Sie den folgenden Hinweis:

Online-Buchungssystem freischalten

Bitte klicken Sie auf "Jetzt freischalten" und dann werden Sie automatisch auf die folgende URL in Ihrem Webbrowser geleitet: https://www.lodgit.com/clients/login.
Hier haben Sie Zugang zu ihrem persönlichen Nutzerbereich auf der Lodgit-Website, wenn Sie sich mit Ihrem Loginnamen und dem dazugehörigen Passwort einloggen, welche Sie bei der Registrierung Ihrer Lodgit Desk Lizenz erhalten haben.

Nach dem Einloggen öffnet sich die Seite "Zusatzmodule", wo Sie für das Modul "Online-Buchungssystem" auf den Button "Weitere Informationen" klicken. Danach werden Sie aufgefordert, sich den dortigen Vertrag herunter zu laden, diesen auszudrucken und unterschrieben zurück zu senden. Nach Erhalt werden Sie von uns sofort für die Nutzung des Lodgit Online-Buchungssystems freigeschaltet.

Vorbereitung der zu übertragenden Mieteinheiten

Welche Mieteinheiten werden synchronisiert?

Sie haben alle Voraussetzungen erfüllt und sind nun bereit, das System einzurichten. Zunächst müssen Sie entscheiden, welche Mieteinheiten Sie online synchronisieren wollen. Gehen Sie dazu zu Verwaltung > Synchronisation und Online-Module und dann zum Tab Synchronisieren.

Nur Mieteinheiten, die in der ersten Spalte einen Haken haben, werden auch synchronisiert.

Achtung: Neu angelegte Mieteinheiten sind standardmäßig NICHT für die Synchronisierung aktiv. Dies verhindert, dass Sie beim späteren Anlegen einer neuen Mieteinheit aus Versehen Ihr Kontingent überschreiten. Wenn Sie eine neue Mieteinheit angelegt haben, die Sie synchronisieren wollen, aktivieren Sie diese also zunächst in diesem Fenster.

Objektübergreifende Systeme (optional)

In Lodgit Desk können Sie Ihre Mieteinheiten in mehrere Objekte sortieren, und sie so z.B. für die Statistiken von einander getrennt halten. Auch das Online-Buchungssystem kann nur für je ein Objekt oder eine Mieteinheit generiert werden. Mit einem objektübergreifenden System können Sie verschiedene Objekte online als ein Online-Buchungssystem darstellen.

Gäste können so auch objektübergreifende Gruppenbuchungen tätigen und sehen alle entsprechenden freien Mieteinheiten im Suchzeitraum. Im Backend von Lodgit Desk verlaufen die Statistiken dennoch weiterhin getrennt.

Wenn Sie ein oder mehrere objektübergreifendes System anlegen wollen, gehen Sie zu Verwaltung > Synchronisation und Online-Module und klicken Sie dort auf den Tab Objektübergreifende Systeme:

Über den Plus-Button in der linken Liste können Sie ein neues objektübergreifendes System anlegen. Hier müssen Sie noch einige Stammdaten festlegen: Betriebsart, Zeitzone, An- und Abreisefenster, sowie Ausstattung.

Nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, gehen Sie zurück zum Tab Synchronisieren und wählen in der rechten Spalte der unteren Liste aus, zu welchem objektübergreifenden System das Objekt gegebenenfalls gehört:

Wenn Sie hier in der rechten Spalte nichts auswählen, dann wird das Objekt online so dargestellt, wie Sie es in der Objektverwaltung eingerichtet haben.

Wichtig: Beachten Sie bitte, dass das Lodgit Online-Buchungssystem Ihren Gästen erlaubt, mehrere Zimmer auf einmal zu buchen (Gruppenbuchungen). Bei einem objektübergreifenden System ist es demnach auch möglich, dass der Gast eine objektübergreifende Gruppenbuchung erstellt. Ist Ihnen das nicht recht, sollten Sie Ihre Objekte lieber in getrennten Online- Buchungssystemen anbieten.

Einstellungen für die Synchronisation

Nachdem Sie eingestellt haben, welche Mieteinheiten synchronisiert werden sollen und in welchen Objekten diese online erscheinen werden, können Sie nun die Grundeinstellungen für die Synchronisation vornehmen.

Gehen Sie jetzt (unter Verwaltung > Synchronisation und Online-Module) zum Tab Optionen, um noch einige grundsätzliche Einstellungen der Synchronisation vorzunehmen:

In diesem Fenster legen Sie nun fest:

  1. ... ob dieser Rechner automatisch synchronisieren soll. Diese Einstellung kann, wenn Sie den Datenbankserver nutzen, auch pro Rechner unterschiedlich eingestellt werden, sodass Sie immer den Rechner mit der besten Internetverbindung für die Synchronisation nutzen können.

  2. ... in welchem Intervall synchronisiert werden soll. Sie können hier wählen, von 10 Minuten bis zu 1 mal täglich.

  3. ... ob bei der Synchronisation das Statusfenster eingeblendet wird. Bei häufiger Synchronisation kann das Statusfenster stören und hier ausgeblendet werden.

  4. ... ob die Daten komprimiert gesendet werden sollen.

  5. ... ob neue Online-Buchungen automatisch fixiert werden. Das ist eine Sicherheitsfunktion, damit die Buchungen nicht aus Versehen verschoben werden. Die Fixierung kann jederzeit über das Buchungsfenster aufgehoben werden. Wenn Sie die automatische Fixierung nicht wünschen, dann können Sie dies hier abschalten.

  1. ... ob bestimmte Buchungsstati online als frei gelten sollen. Zeiträume, in denen Buchungen mit den Stati „Vorgemerkt“ und/oder „Angebot“ können online weiterhin als buchbar markiert sein, wenn Sie beim Status den entsprechenden Haken setzen.

  2. ... welche Sprachen synchronisiert werden. Es muss immer mindestens eine Sprache ausgewählt werden; Sie können allerdings alle auch von Ihnen angelegten Sprachen synchronisieren. Der Gast kann diese dann entweder über ein Dropdownmenü auswählen, oder Sie geben es per Link-Attribut vor.

Die erste Synchronisation

Nun können Sie Ihre Daten an den Server übertragen. Gehen Sie zu Datei bzw. Ablage > Synchronisieren.... Klicken Sie zweimal auf Synchronisieren: Beim ersten Mal wird das System aktiviert und beim zweiten Mal werden die Objekte, Mieteinheiten und der Belegungsstatus übermittelt. Wenn die Objekte, Mieteinheiten und die Belegung übermittelt wurden, werden Sie automatisch darüber informiert, dass noch einige Mindestangaben für die Nutzung des Systems fehlen:

Dazu gehören unter anderem die Zahlungsmethoden für Ihre Gäste, Geschäfts- und Stornierungsbedingungen. Klicken Sie gleich auf den Button Jetzt konfigurieren und loggen Sie sich auf www.lodgit.com in Ihren Account ein.

Hinweis: Haben Sie das System vorher bereits mit der Testdatenbank ausprobiert, so werden diese Demo-Daten nun von Ihren tatsächlichen Daten überschrieben.

Online-Buchungssystem mit Test-Datenbank ausprobieren

Sie können das Online-Buchungssystem auch ohne Zusatzvereinbarung einfach mal mit der Test-Datenbank ausprobieren.

Hierfür gehen Sie folgendemaßen vor: 

  1. Windows: Datei > Test-Datenbank verwenden
    MacOS: Ablage > Test-Datenbank verwenden
  2. Die Synchronisation für die Mieteinheiten aktivieren (Verwaltung > Synchronisation und Online-Module > Einstellungen > Reiter Synchronisieren > Im Zahnradmenü unterhalb der Liste der Mieteinheiten den Punkt "alle Mieteinheiten synchronisieren" auswählen. 
  3. Windows: Datei > Synchronisieren..
    Mac OS X: Ablage > Synchronisieren..
  4. Geben Sie in ihrem persönlichen Nutzerbereich auf der Lodgit-Website die benötigten Mindestangaben ein.

Hinweis: Das Online-Buchungssystem können Sie im Testmodus aus Sicherheitsgründen nur nutzen, wenn Sie sich zuvor in ihren persönlichen Nutzerbereich auf der Lodgit-Website eingeloggt haben.

 

Optional: Extraposten-Pakete online buchbar machen

Wenn Sie wollen, können Sie in Lodgit Desk definierte Zusatzleistungen/Extraposten, die in einem Paket zusammengefasst wurden, zusammen mit Ihren Mieteinheiten online buchbar machen, wenn diese in der Objektverwaltung bei der Mieteinheit als solche definiert wurden.