Einstellungen zu HotelSpider

Die Voraussetzungen

Um den Channelmanager Hotel Spider gemeinsam mit Lodgit Desk nutzen zu können, benötigen Sie:

  • das Modul “Schnittstelle Channelmanager” von Lodgit, welches Sie in unserem Online-Shop unter www.lodgit.com/shop bestellen können,
  • eine Vereinbarung mit dem Channelmanager Hotel Spider, für die Sie in Ihrem Lodgit-Account unter www.lodgit.com > Zusatzmodule > Channel Manager ein Antragsformular für Lodgit Kunden finden, und
  • Verträge mit den einzelnen Buchungskanälen, die Sie über die jeweiligen Websiten abschließen können.

Sie haben alles? Dann kann es los gehen!

Bitte beachten Sie: Es wird davon abgeraten 100% Ihrer Verfügbarkeiten mit dem Channelmanager zu verbinden, wenn Sie mehrere Einheiten einer Channelmanager-Kategorie zuordnen. Sie sollten dann mindestens 1 Einheit pro Kategorie offline halten, um im Fall von Überbuchungen noch eine Ausweichmöglichkeit zu haben.

Die Verbindung vom Channelmanager zur Hotelsoftware

Einrichtung von HotelSpider

Zunächst müssen in Hotel-Spider die nötigen Kategorien bzw. Einheiten angelegt werden, die Sie vermieten wollen. Wenden Sie sich bei Fragen dazu bitte an das Hotel-Spider-Team.

Aktivieren der Mieteinheiten für die Synchronisation

Öffnen Sie die Lodgit Desk-Installation und gehen Sie zu Verwaltung > Synchronisation und Online-Module. Es öffnet sich die generelle Übersicht zur Synchronisation. Gehen Sie weiter zum Tab Synchronisieren:

Fenster mit Einstellung welche Zimmer synchronisiert werden sollen

Stellen Sie nun sicher, dass alle Mieteinheiten, die Sie synchronisieren möchten, in der ersten Spalte einen Haken haben. Sie müssen hier nicht alle Mieteinheiten aktivieren, und können so z.B. einige Mieteinheiten generell für Agenturen reserviert halten. Nur aktivierte Mieteinheiten werden synchronisiert.

Wichtig: Neu angelegte Mieteinheiten sind standardmäßig NICHT für die Synchronisation aktiviert, damit Sie Ihr Kontingent nicht aus Versehen überschreiten können.

Objektübergreifende Systeme (optional)

In Lodgit Desk können Sie Ihre Mieteinheiten in mehrere Objekte sortieren, und sie so z.B. für die Statistiken von einander getrennt halten. Der Channelmanager kann pro Objekt nur mit je einer Channelmanager-ID verknüpft werden. Mit einem objektübergreifenden System können Sie verschiedene Objekte mit ein und derselben Channelmanager-ID verbinden. Im Backend von Lodgit Desk verlaufen die Statistiken dennoch weiterhin getrennt.

Wenn Sie ein oder mehrere objektübergreifendes System anlegen wollen, gehen Sie zu Verwaltung > Synchronisation und Online-Module und klicken Sie dort auf den Tab Objektübergreifende Systeme:

Fenster zum Anlegen eines objektübergreifenden Systems in Lodgit

Über den Plus-Button in der linken Liste können Sie ein neues objektübergreifendes System anlegen. Hier müssen Sie noch einige Stammdaten festlegen: Betriebsart, Zeitzone, An- und Abreisefenster, sowie Ausstattung.

Nachdem Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, gehen Sie zurück zum Tab Synchronisieren und wählen in der rechten Spalte der unteren Liste aus, zu welchem objektübergreifenden System das Objekt gegebenenfalls gehört:

Zuordnen von Objekten zu einem objektübergreifenden System

Wenn Sie hier in der rechten Spalte nichts auswählen, dann wird das Objekt online so dargestellt, wie Sie es in der Objektverwaltung eingerichtet haben.

Mieteinheitszuordnungen in Lodgit Desk

Nach dem Anlegen der Kategorien bzw. Einheiten in Hotel-Spider können diese nun mit den in Lodgit vorhandenen Einheiten verknüpft werden.

  1. Öffnen Sie die Lodgit Desk-Installation und gehen Sie zu Verwaltung > Synchronisation und Online-Module > Hotel-Spider. Wählen Sie das entsprechende Objekt aus, das Sie mit dem Channelmanager verbinden wollen:
  2. Tragen Sie in diesem Fenster Ihre Hotel ID von Hotel-Spider und den Hotelnamen sowie die genutzte Version der Schnittstelle (in der Regel die aktuelle Version v4) ein. Klicken Sie anschließend auf den Button Hotel-Spider IDs holen. Sollte dies nicht funktionieren (wenn im folgenden Schritt keine IDs zur Auswahl angeboten werden) können die Hotel Spider IDs auch manuell eingetragen werden. 


    Wechseln Sie dann in den Tab Hotel-Spider Kategorien.

  3. Wählen Sie zunächst den Zuordnungsmodus aus. Der Kategoriemodus ist dabei am besten für Unterkünfte mit mehreren gleichwertigen Zimmern in einer Kategorie geeignet. Der Einzelmodus hingegen eignet sich am besten für individuelle Unterkünfte wie Ferienhäuser.
  4. In der linken Spalte finden Sie, je nachdem welchen Modus Sie gewählt haben, Ihre Mieteinheiten bzw. Mieteinheitskategorien. In der rechten Spalte können Sie über den grauen Pfeil die jeweilige Hotel-Spider-Kategorie zuordnen.

    Wichtig: Kategorien oder Mieteinheiten, die Sie nicht mit dem Channelmanager synchronisieren wollen, können Sie auch mittels des Häkchens in der ersten Spalte von der Synchronisation ausnehmen.
  5. Damit haben Sie die grundlegende Verbindung der Mieteinheiten schon hergestellt.
  6. Wechseln Sie nun zurück zum Tab Allgemein. Setzen Sie das Häkchen bei Channelmanager aktivieren:
    Testen Sie die Verbindung, indem Sie über Datei bzw. Ablage > Synchronisieren den Datenbestand an Hotel-Spider senden und dies anschließend in der Benutzeroberfläche von Hotel-Spider überprüfen.

    Wichtig: Es kann unter Umständen ein paar Minuten dauern bis die Änderungen in Hotel-Spider dargestellt werden.

Allgemeine Optionen

Allgemeine Einstellungen zur Synchronisation und den Online-Modulen

  1. Als erstes können Sie festlegen, ob Sie für diesen Rechner die automatische Synchronisierung zulassen wollen. Diese Einstellung wird pro Rechner festgelegt; so können Sie bei Nutzung des Datenbankservers genau entscheiden, welche Rechner für die Synchronisation verantwortlich sein sollen (z.B. weil ein Rechner eine sicherere Internetverbindung hat).
  2. Als Option legen Sie das Intervall fest, in welchen zeitlichen Abständen die Synchronisation erfolgen soll. Synchronisationen können in Intervallen von 10 Minuten bis hin zu 24 Stunden durchgeführt werden.
  3. Zusätzlich können Sie einstellen, ob beim Synchronisieren ein Statusfenster eingeblendet werden soll.
  4. Standardmäßig werden neue Online-Buchungen beim Import sofort fixiert; die Fixierung muss dann zunächst manuell gelöst werden um die Buchung zu verschieben. Dies können Sie auch ausschalten, indem Sie das Häkchen herausnehmen.
  5. Hier können Sie auch einstellen, ob Buchungen mit dem Status Vorgemerkt oder Angebot online bereits als belegt gelten sollen oder ob sie noch als frei dargstellt werden. Wenn die Checkbox neben dem entsprechenden Status markiert ist, werden alle diese Buchungen noch als "frei" dargstellt.
    WICHTIG: Buchungen im Status Ausgecheckt und Stornierte Online-Buchungen gelten generell online als "freie Zeiträume".
  6. Zudem müssen Sie hier mindestens eine Sprache auswählen, die später synchronisiert wird.

Was Sie noch wissen sollten...

Häufige Fragen zu Channelmanagern

Auch wenn sich alle Channelmanager, die wir derzeit angebunden haben, in vielen Merkmalen unterscheiden, sind doch viele Kundenfragen und die Antworten dazu allgemein für alle gültig.

 

Wenn beide Online-Modul gleichzeitig in Lodgit Desk genutzt werden. Was muss ich beim Erwerb beachten?

Technisch bedingt kann die Anzahl der gebuchten Mieteinheiten für das Modul »Schnittstelle: Channelmanager« nur kleiner/gleich der Anzahl der Mieteinheiten des Modules »Online-Systeme« sein.

 

Wie viele Mieteinheiten sollten online verfügbar sein?

Die Channelmanager selbst raten, nur etwa 90 bis 95% seiner Zimmer online anzubieten. Durch die Intervalle bei den Abgleichen ist leider keine 100%ige Sicherheit vor Überbuchungen gewährleistet. Ein oder zwei Mieteinheiten, die nur offline und immer zuletzt belegt werden, können so einen Puffer bieten.

 

Neue Buchungen haben im Belegungsplan immer ein Schloss. Was ist das und wie kann ich das verhindern?

Das Schloss bedeutet, dass eine Buchung 'fixiert' ist. Das heißt, sie kann nicht verschoben, verlängert oder verkürzt werden. Sie können diese Fixierung manuell aufheben, indem Sie im Buchungsfenster das entsprechende Häkchen entfernen.

Es ist möglich, das automatische Fixieren von importierten Online-Buchungen auszuschalten. Das können Sie unter Verwaltung > Synchronisation und Online-Module ändern.

 

Eine Buchung konnte keiner Mieteinheit zugewiesen werden. Was tun?

Buchungen, die in Lodgit Desk keiner Mieteinheit zugewiesen werden können, werden zunächst trotzdem importiert. Sie erscheinen in der Buchungsliste mit dem Vermerk ohne Mietobjekt. Zusätzlich öffnet sich beim Import das Fehlerprotokoll, das Sie über die Nichtzuweisung informiert.

Es kann verschiedene Gründe geben, warum eine Buchung nicht zugewiesen werden kann. Sobald Sie die Ursache behoben haben, können Sie über die Buchungsliste oder das Fehlerprotokoll die Buchung per Doppelklick öffnen und der freien Mieteinheit zuweisen:

Die Kategorie wurde keiner Mieteinheit zugewiesen:
Wurde die Channelmanager-Kategorie keiner Mieteinheit in Lodgit Desk zugewiesen, dann kann die Buchung auch nicht korrekt übertragen werden.
Überprüfen Sie, ob die Zuweisung stimmt. Haben Sie Ihre Kategorien im Channelmanager zwischendurch geändert, müssen diese in Lodgit Desk neu zugewiesen werden.

Die Zimmer sind nicht durchgehend frei:
An den Channelmanager wird nur die Anzahl der verfügbaren Zimmer übermittelt, nicht, ob es sich dabei um dasselbe Zimmer handelt. Ist ein Zimmer von A bis B frei und ein anderes von B bis C, kann ein Gast den gesamten Zeitraum von A bis C buchen.
Verschieben Sie Buchungen, um den Zeitraum freizumachen. Ist es Ihnen nicht möglich, den Zeitraum komplett freizuräumen, können Sie die Buchung auch teilen. Weisen Sie sie dazu zunächst der ersten freien Mieteinheit zu und nutzen Sie dann die Teilen-Funktion.

Die Zimmer sind mittlerweile alle belegt:
Ihr Lodgit Desk synchronisiert in bestimmten Abständen mit dem Server, der Server synchronisiert in bestimmten Abständen mit dem Channelmanager, der Channelmanager synchronisiert in bestimmten Abständen mit den Kanälen. Die Abstände sind klein, meist nur wenige Minuten. Dennoch kann es sein, dass eine Buchung über einen Kanal hereinkommt, obwohl inzwischen das Zimmer bereits anderweitig vergeben wurde.
In diesem Fall agieren Sie so, wie Sie eine normale Überbuchung handhaben würden.

 

Eine Buchung kam über einen Kanal herein, wurde aber nicht in Lodgit Desk importiert. Warum?

Durch die Synchronisationsintervalle kann es eine Weile dauern, bis eine Buchung bei Ihnen landet. Der Weg vom Channelmanager zu Ihnen ist dabei aber recht kurz: Ist die Buchung einmal beim Channelmanager angelangt, sollte sie spätestens mit der übernächsten regulären Synchronisation in Ihr Lodgit Desk importiert werden.
Ist das nicht der Fall, kontaktieren Sie uns bitte.

 

Eine Buchung wurde in einem Kanal geändert. Was passiert in Lodgit Desk?

Werden in einem Kanal Änderungen an einer Buchung vorgenommen, werden die alten Buchungen in Lodgit storniert und neue angelegt. Dabei werden alte und neue Buchungen miteinander verknüpft, soweit dies möglich ist. Voraussetzung für diese Verknüpfung ist, dass mind. eine ältere Online-Buchung existiert und diese nicht durch einen manuellen Eintrag ersetzt wurde.

Dies gilt sowohl für Einzel- als auch für Gruppenbuchungen. Ob es neue modifizierte Buchungen gibt, sehen Sie in der Buchungsliste unterhalb des Belegungsplanes.

 

Die jeweils gültige, aktuellste Buchung ist sonnengelb, stornierte Online-Buchungen hingegen sind hellgelb.

Wenn Sie im Belegeungsplan mit der Maus auf eine solche Buchung fahren und mit der rechten Maustaste das Kontextmenü öffnen und dann zu „Überbuchung auswählen“ gehen, sehen Sie, dass es zu der aktuellen Buchung eine oder ggf. mehrere stornierte Online-Buchungen gibt.

Sie können hier nachschauen, ob Sie in der stornierten Online-Buchung manuelle Änderungen eingegeben haben, also bspw. Leistungen hinzugefügt oder auch Dokumente wie Angebote, Bestätigungen, Rechnungen erstellt haben. Wie Sie es bisher gewohnt sind, müssen Sie entscheiden, welche der Buchungen, Sie ggf. anpassen, welche Sie behalten, welche Sie aus Gründen der Übersichtlichkeit ggf. löschen.

Wenn Sie eine Buchung öffnen und dann in den Bereich Online-Buchung gehen, sehen Sie ob es sich bspw. um eine Modifizierungsbuchung, also eine geänderte Buchung handelt. An Hand der Modifizierungsnummer sehen Sie, ob die Buchung bereits mehrfach geändert wurde. Je größer die Modifizierungsnummer desto mehr Ändrungsbuchungen sind der gerade geöffneten Buchung vorangegangen.

Wenn Sie bei Buchungstyp auf den kleinen Pfeil ganz rechts gehen, können Sie die "Vorhergehende Version öffnen". Eventuell ist dies nicht nur eine sondern es sind meherere Buchungen.

Haben Sie nicht die aktuellste Buchung geöffnet, sehen Sie, dass weitere Modifizierungen vorhanden sind und können wieder mit dem kleinen Pfeil ganz rechts die nächste, also die neuere Version öffnen. Sind Sie noch nicht bei der ältesten Buchung angekommen, können Sie immer mit dem kleinen Pfeil ganz rechts in der Zeile Buchungstyp zur vorhergehenden Version wechseln.